Als Gründer eines Kleinunternehmens hast du oft viele Fragen und Herausforderungen zu meistern. Eines dieser Themen ist die Kleinunternehmerregelung, auch bekannt als "Umsatzsteuerbefreiung". Diese Regelung ermöglicht es dir, als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit zu sein und somit Kosten zu sparen. Hier erfährst du alles, was du über die Kleinunternehmerregelung wissen musst.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regelung, die es Kleinunternehmern ermöglicht, von der Umsatzsteuer befreit zu sein. Zudem ist die Kleinunternehmerregelung eine bürokratische und steuerliche Erleichterung für Unternehmen. Dies bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst/darfst und auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst. Sobald du bestimmte Umsatzgrenzen erreichst, darfst du die Kleinunternehmerregelung nicht mehr anwenden.
Festgehalten ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 Abs. 1 UStG.
Wer darf die Kleinunternehmerregelung anwenden?
Die Kleinunternehmerregelung ist nicht an eine bestimmte Rechtsform gebunden. Kleinunternehmer können Einzelunternehmer, Freiberufler oder auch GbR sein. Prinzipiell müssen nach §19 UStG zwei Voraussetzungen erfüllen, damit das Finanzamt sie als Kleinunternehmer einstuft:
- Dein Umsatz im vergangenen Kalenderjahr muss unter 22.000 Euro liegen
- Dein Umsatz im laufenden Kalenderjahr darf maximal 50.000 Euro betragen
Die einzige Bedingung für die Anwendung der Regelung ist der Umsatz. Dieser muss unter einer bestimmten Grenze liegen (Umsatzgrenze).
Vor- und Nachteile der Kleinunternehmerregelung?
Ob du Kleinunternehmerregelung anwendest, ist deine eigene Entscheidung, denn auch bei geringeren Umsätzen bist du nicht dazu verpflichtet.
Die Vorteile
Durch die Nutzung der Regelung kannst du als Unternehmer von einigen Vorteilen profitieren, die den bürokratischen Aufwand erheblich reduzieren.
- Befreiung von der Umsatzsteuer: Kleinunternehmer, die unter die Regelung fallen, sind von der Pflicht zur Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer befreit. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen müssen.
- Vereinfachte Buchhaltung: Da keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss, entfällt auch die Erfassung der Umsatzsteuer in der Buchhaltung. Das vereinfacht die Buchhaltung erheblich.
- Geringerer bürokratischer Aufwand: Da du keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben musst, entfällt ein erheblicher bürokratischer Aufwand. Das spart Zeit und Ressourcen.
- Günstigere Preise: Da du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen musst, kannst du günstigere Preise anbieten als Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind. Dies verschafft dir einen Preisvorteil bei Privatkunden, gegenüber deinem umsatzsteuerpflichtigen Wettbewerb.
Die Nachteile
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht in allen Fällen die beste Wahl ist. In einigen Fällen kann es sinnvoller sein, auf die Regelung zu verzichten und stattdessen die Umsatzsteuer auszuweisen, um Vorsteuerabzüge geltend machen zu können.
- Kein Vorsteuerabzug möglich: Wenn der Kleinunternehmer Waren kauft, kann er sich die MwSt. nicht vom Finanzamt zurückholen.
- Umsatzhöhe ist begrenzt mit 22.000,-- € pro Jahr.
- Geschäftliche Kunden (B2C) können aus deiner Rechnung keine Vorsteuer gelten machen.
- Image als „kleiner Fisch“
Ist die Kleinunternehmerregelung für Gründer sinnvoll?
Die Entscheidung, ob sich die Kleinunternehmerregelung lohnt oder nicht, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Im Allgemeinen ist es sinnvoll, wenn Kunden hauptsächlich Privatpersonen sind, niedrige Kosten und kaum Investitionen getätigt werden oder wenn man nebenberuflich gründet und den bürokratischen Aufwand reduzieren möchte. Auf der anderen Seite kann der freiwillige Verzicht auf die Regelung von Vorteil sein, wenn hohe Ausgaben oder Investitionen getätigt werden, da bis zu 19 % Steuern vom Finanzamt zurückerhalten werden können. Auch wenn man mit einer starken Wachstumsphase rechnet und schnell über die Umsatzgrenze hinauskommt, kann es sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
Für Vollerwerbsgründer lohnt sich die Regelung normalerweise nicht, da der eigene Lebensunterhalt auf Dauer nicht bestreitet werden kann. Auch nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im B2B-Geschäft haben keine Preisvorteile und verzichten ohne Not auf den Vorsteuerabzug aus Investitionen, während das Amateur-Image nicht hilfreich ist. Dagegen kann die Regelung für nebenberufliche Gewerbetreibende und Selbstständige im Privatkunden-Geschäft sinnvoll sein, wenn keine großen Investitionen getätigt werden und die Jahresumsätze voraussichtlich unter der 22.000-Euro-Marke bleiben.
Kleinunternehmerregelung beantragen
Du möchtest von der Kleinunternehmerregelung profitieren und kannst die oben genannten Umsatzgrenzen einhalten, dann teilst du dies dem Finanzamt mit. Wenn du dein Unternehmen gerade gründest, kannst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Gewerbetreibende erhalten den Fragebogen oder die Aufforderungen zum Fragebogen automatisch, während sich Freiberufler eigenständig beim Finanzamt melden und sich den Antrag zuschicken lassen müssen.
Im Fragebogen der steuerlichen Erfassung werden unter anderem auch die geschätzten Umsätze für das erste und kommende Geschäftsjahr erfragt. Wenn die Umsätze die Grenzen von 22.000 € im ersten Jahr und 50.000 € im folgenden Jahr nicht überschreiten, kann die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen werden. Ein Kreuz im Fragebogen unter Punkt 131 genügt dazu.
Wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden, muss Umsatzsteuer auf die Umsätze erhoben werden und die Kleinunternehmerregelung kann nicht mehr angewendet werden.
Wer die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch nehmen möchte, kann das im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angeben. Dabei ist jedoch zu beachten, dass der Verzicht für einen Zeitraum von 5 Jahren bindend ist. Selbst dann, wenn die Umsätze unterhalb der Umsatzgrenze liegen, kann Umsatzsteuer auf die erbrachten Leistungen erhoben und Vorsteuer abgezogen werden.
Ist dein Business bereits angelaufen, sprich: willst du nachträglich die Kleinunternehmerregelung anmelden, dann genügt ein formloses Schreiben ans Finanzamt. Darin musst du erwähnen, dass du von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln möchtest. Das Finanzamt prüft dann, ob du die Voraussetzungen nach §19 UStG erfüllst oder nicht.
Die Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, sodass du keine Umsatzsteuer auf deinen ausgehenden Rechnungen ausweisen musst, bist du verpflichtet dies auf deinen Rechnungen nach außen zu kommunizieren. Somit muss die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht muss für die Kunden durch einen Hinweis auf der Rechnung zu § 19 UStG ersichtlich sein.
Es gibt keine genauen Vorgaben dafür, welcher Text genau auf deiner Rechnung stehen muss. Du hast also eine gewisse Freiheit bei der Formulierung.
Beispielhafte Sätze für die Rechnung mit Kleinunternehmerregelung
Wichtig: Der Hinweis auf deinen Rechnungen ist eine Pflichtangabe. Wenn du diesen Hinweis vergisst, kann es zu Problemen kommen. Zum einen kann es Ärger mit dem Finanzamt geben, zum anderen können Kunden möglicherweise denken, dass du versehentlich vergessen hast, die Umsatzsteuer auszuweisen. In diesem Fall werden sie wahrscheinlich eine vollständige Rechnung anfordern, was zu Verzögerungen bei der Zahlung führen kann.
Wie kannst du die Kleinunternehmerregelung beenden?
Wenn du die Umsatz-Grenze überschreitest, endet in der Regel die Kleinunternehmerregelung. Auch ein freiwilliges Ende und ein Wechsel zur Regelbesteuerung ist möglich.
Um die Änderung zu vollziehen, solltest du dich zunächst an dein Finanzamt wenden und es über den Wechsel zum Jahresende informieren. Im Anschluss daran solltest du einen Termin mit deinem Steuerberater vereinbaren (falls du bereits einen Steuerberater hast), um die anstehenden Veränderungen im Detail zu besprechen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass du in diesem Zusammenhang einige Fragen hast, die du mit deinem Steuerberater klären kannst.
Es ist ebenfalls zu beachten, dass ein ständiges Wechseln zwischen der Kleinunternehmerregelung und der Regelbesteuerung nicht möglich ist. Wenn du dich freiwillig für die Regelbesteuerung entscheidest, musst du mindestens fünf Jahre warten, bevor du dich erneut als Kleinunternehmer anmelden kannst.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass die Kleinunternehmerregelung eine vorübergehende Option sein kann, wenn man gerade gründet oder neu in die Selbstständigkeit einsteigt, besonders im B2C-Geschäft mit geringen Investitions- und Betriebskosten. Jedoch ist sie in anderen Fällen oft nur sinnvoll, wenn man nebenberuflich oder saisonal selbstständig ist. Es ist daher wichtig, sorgfältig abzuwägen, ob die Kleinunternehmerregelung die beste Wahl für die eigene Geschäftssituation ist.